Die meisten Meetings laufen heutzutage folgendermaßen ab:

• Zum vereinbarten Zeitpunkt finden sich alle Teilnehmer in einem bestimmten Raum ein
  
• Ein Vortragender präsentiert eine Powerpoint-Präsentation, die per Beamer auf einer Leinwand gezeigt wird.
• Häufig werden auch Demo-Applikationen und Videos gezeigt (Screen-Sharing)
• Die anderen Teilnehmer lauschen dem Vortrag, machen sich Notizen und nehmen an der Diskussion teil
  
• Anschließend wird eine Liste mit Aktionen verabschiedet
• Nach dem Meeting wird ein Protokoll verteilt.

Ein Meeting dieser Art ist häufig mit Kosten und großem Zeitaufwand verbunden, da Reisezeiten und Reisekosten anfallen. Ein Teil dieser Meetings ließe sich aber auch kostengünstiger realisieren: Per Webkonferenz.

Abbildung: Webkonferenz mit 4 Teilnehmern und Powerpoint-Präsentation  

Was ist eine Webkonferenz?

Eine Webkonferenz ist eine Konferenz, die über das Internet stattfindet. Sie hat viele Parallelen zu einer herkömmlichen Konferenz.

• Der Vortragende initiiert über den Webbowser eine Webkonferenz und lädt eine Powerpoint-Präsentation auf den Konferenz-Server hoch (auch andere Formate werden unterstützt)
• Der Konferenz-Server generiert einen eindeutigen Internet-Link, der an die Konferenzteilnehmer verschickt wird
• Zum vereinbarten Zeitpunkt klicken alle Teilnehmer auf den eindeutigen Internet-Link und  melden sich mit ihrem Namen in dem virtuellen Meeting-Raum an.
  
• Ein Vortragender präsentiert eine Powerpoint-Präsentation, die jeder Teilnehmer an seinem Computer-Bildschirm im Webbrowser sehen kann.
• Sprache wird per VoIP vom Vortragenden zu den anderen Teilnehmern übertragen (ggf. per Headset)
  
• Die anderen Teilnehmer lauschen dem Vortrag und machen sich Notizen und nehmen an der Diskussion teil
• Der Vortragende macht Notizen in der Präsentation, die alle anderen auch sehen können
  
• Nach dem Meeting wird ein Protokoll verteilt.

Dies stellt die Basisfunktionen einer Webkonferenz dar.

Weitere Funktionalitäten sind:

• Der Vortragende kann den anderen seinen Computerbildschirm zeigen (Screen-Sharng)
• Die Teilnehmer können untereinander Textnachrichten austauschen (Chat) ohne den Rede- und Präsentationsfluss zu stören
  
• Der Vortragende kann das Wort und die Kontrolle der Konferez an andere übergeben.
• Der Vortragende kann einfach Abstimmungen für die Teilnehmer erstellen, die am am Ende des Meetings am Bildschirm angeklickt werden können
  
• Die Konferenz kann aufgezeichnet werden.
• Die Konferenz benötigt kein besonderes Programm, das auf den Computer installiert wird. Es funktioniert in jedem gängigen Java-fähigen Webbrowser
  
• Die Konferenz läuft nicht nur unter Windows, sondern auch unter Linux und Apple MAC
  

Was ist das besondere an dieser Lösung?

Durch die Verwendung von OpenSource entfallen die Lizenzkosten, so dass sich ein erhebliches Einsparpotential gegenüber gängigen kommerziellen Lösungen ergibt. Dies erlaubt es auch Ihrem Unternehmen, eine eigene Konferenz-Lösung zu betreiben.

Wobei können wir Ihnen helfen?

• Installation Ihres eigenen Webkonferenz-Servers
• Administration Ihres Webkonferenz-Servers
• Integration in Ihre IT-Umgebung (z.B. Benutzerwerwaltung)
• Einbinden von Webservices (z.B. SOAP, XML-RPC)

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